Zarządzanie kartoteką towarową

Do sprawnego funkcjonowania sieci aptek konieczne jest zsynchronizowanie słowników i kartotek, umiejscowionych w rozproszonych geograficzne, bazach danych, zlokalizowanych w aptekach i centrali. Najważniejszą z tego punktu widzenia jest kartoteka towarowa. W Infofarm dla sieci aptek, towary obsługiwane są przez dwie kartoteki:

• Centralną bazę towarów - utrzymywany przez centralę nadrzędny słownik towarów.
• Lokalna kartoteka towarów - utrzymywany w każdej aptece oddzielnie.

Obie kartoteki występują zarówno na poziomie centrali, jak i na poziomie apteki. Dane pomiędzy centralą, a aptekami przepływają w sposób następujący: 

• CBT jest replikowana do aptek, tak że w każdej aptece znajduje się wierna kopia CBT z centrali.

• Lokalne kartoteki towarowe są replikowane do centrali. W centrali powstaje zbiór Lokalna kartoteka towarowa, będący sumą LKT ze wszystkich aptek. 

Kartoteki CBT i LKT są ze sobą powiązane mechanizmem spasowań. System wyposażony jest w mechanizmy wspierające proces kojarzenia kartotek, które pozwalają na wygodne wyprowadzenie stanu początkowego, oraz na utrzymywanie bieżącego porządku w kartach. Centrala ma możliwość koordynowania i kontrolowania procesu, oraz decyduje o liście kart, które apteki mają zweryfikować. Kontroluje również karty zakładane przez poszczególne apteki. 

Istnieje również możliwość zablokowania edycji kart towarowych na poziomie apteki i utrzymywania ich wyłącznie przez centralę w oparciu o decyzje centrali (wprowadzanie nowego asortymentu do obrotu), lub zgłaszane przez apteki zapotrzebowanie.

Kategorie

Rynek farmaceutyczny to kilkadziesiąt tysięcy produktów w obrocie i kilka-kilkanaście tysięcy w pojedynczej aptece. Do racjonalnego gospodarowania tak szerokim asortymentem, niezbędne staje sie jego podzieleni na grupy. Podzielenie z różnych punktów widzenia i dla różnych potrzeb, przykładowo:

• Kategorie podstawowe (OTC, Rx100, Ref).

• Główne kategorie terapeutyczne.

• Ranga produktu (liderzy).

• Ekspozycja (merchendising).

W Infofarm dla sieci aptek dostępny jest ogólny mechanizm klasyfikowania towarów (zarówno CBT, jak i LKT), który daje całkowitą swobodę menedżerom sieci aptek. Liczba klasyfikacji może być dowolna, a każda z nich może mieć dowolną ilość elementów. Klasyfikacje z kolei są wykorzystywane we wszystkich funkcjonalnościach, gdzie to jest uzasadnione, w szczególności

• W filtrach
• W analizach
• W sugestiach sprzedażowych, terapiach komplementarnych, promocjach koszykowych i innych mechanizmach wspierania sprzedaży.

Grupy towarów mogą mieć charakter długoterminowe, ale też mogą byc definiowane doraźnie, dla krótkoterminowych celów, na przykład do obsługi wyprzedaży.

Do dyspozycji użytkowników, dostępne są gotowe kategoryzajce, oparte na fachowej informacji z FBD BAZYL:

• ATCWHO - pełny sześcioznakowy kod klasyfikacji ATC ( Klasyfikacja Anatomiczno - Terapeutyczna Światowej Organizacji Zdrowia).

  ATC skrócona - oparta na pierwszym poziomie klasyfikacji ATC, czyli na grupach terapeutycznych.

• Zarządzanie cenami - gdzie wyróżniono następujące klasy produktów: dostępne w handlu, kosmetyki dostępne tylko w aptekach, OTC dostępne tylko w aptekach, Rx100, Refundowane i kilka innych.
• Opis produktu - flagująca produkty według wielu kryteriów, przykładowo: antybiotyk, antykoncepcja, homeopatyczny, kosmetyk.